Hochzeitsplanung
do's and don'ts für eure Traumhochzeit
Hochzeitsplanung
do's and don'ts für eure TraumhochzeitJe nach Umfang ist die Planung einer Hochzeit keine triviale Aufgabe. Nach 20 Jahren als Musiker und Veranstaltungskaufmann fallen mir immer wieder Punkte auf, die sich für Brautpaare als Stolpersteine in der Hochzeitsplanung entpuppen.
Grund Genug, an dieser Stelle einen kleinen Leitfaden zur Hochzeitsplanung bereitstellen.
Nachfolgend sind die einzelnen Stationen in Schritte unterteilt wie ich sie als äußerst sinnvoll erachte um rasch mit der Planung abzuschließen:
Glückwunsch zu eurer Verlobung. Kurz nach dem "ersten Ja-Wort" solltet ihr euch jedoch auf einen Termin für eure Hochzeit einigen. Hierbei liegt es jedoch ganz an euch, wieviel Vorlauf ihr haben möchtet. Lasst euch nicht davon abschrecken, dass die Planung einer Hochzeit mitunter ein Jahr dauern kann. Wir haben schon erlebt, dass nur 7 Wochen zwischen Verlobung und Hochzeitsfeier lag.
Oft erlebe ich dass Brautpaare absichtlich einen Zeitraum auswählen, der, wie sie meinen, in einer "Nebensaison" liegen. Auf manchen Webseiten findet man dazu sogar entrpechende Hinweise. So werden dort beispielsweise Mai-August als Haupt- und September-Oktober sowie März-April als Nebensaison betitelt. Die Monate November-Februar erhalten wiederum oftmals den Titel "Winterhochzeit".
Diese Klasifizierung hat zwischenzeitlich dazu geführt, dass eine deutliche Verschiebung der Anfragen auf die genannte "Nebensaison" stattfindet, wodurch in diesen Zeiträumen kein Preisvorteil mehr entsteht.
Ausgenommen davon sind Winterhochzeiten und Hochzeiten an Freitagen. Hier gilt jedoch zu beachten, dass insbesondere im Monat Dezember durch betriebliche und private Weihnachtsfeiern die Verfügbarkeit von Locations und Musikgruppen stark einschränkt ist.
Mein Tip: Legt keinen Wert auf sogenannte Saisonale Zeiträume und einigt euch auf drei Termine, die ihr nach einem eigenen Ranking staffelt. Überlegt euch auch die Möglichkeit, an einem Freitag zu heiraten. Hier kann meist deutlich eingespart werden.
Ihr habt drei Termine ausgewählt? Super, dann zum nächsten Schritt: Die Gästeliste für eure Hochzeit. Bevor ihr den Rush auf eure Traumlocations startet, solltet ihr wissen, welche Kapazität diese bereitstellen sollte.
Die Location sollte genügend Platz für eine lockere Bestuhlung für all eure Gäste bieten und zudem eine außreichend dimensionierte Tanzfläche und Bühnenfläche bieten.
Mein Tip: Da zwischen dem Beginn eurer Planung und eurer Hochzeitsfeier viele Monate liegen können, solltet ihr bei eurer Gästeliste einplanen, dass es in den letzten Monaten zu Änderungen kommen kann. Beispielsweise wenn singles eine Partnerschaft eingehen. Plant am besten ca. 5% mehr Gäste ein als letztlich auf eurer Liste stehen.
Kommen wir zum Eingemachten: Der Stil eurer Hochzeitsfier. Ihr werdet sehen: Sobald ihr diese Frage für euch beantwortet habt, wird sich der Rest fügen.
Ob klassiche Hochzeit oder eine Hochzeit im Boho-Stil - hier ist alles erlaubt, was euch gefällt. Ich habe hierbei die Erfahrung gemacht, dass ein offener Austausch und Festhalten der Ideen auf einer Tafel oder in einem gemeinsamen Dokument oder Notizbuch schnell zu einem Bild der Hochzeitsfeier führen können, die euch beiden zusagt.
Mein Tip: Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich viele Brautpaare allein bei dieser Entscheidung Wochenlang aufhalten. Daher rate ich euch dazu, ein fixes Enddatum für die Entscheidung der stilistischen Richtung zu setzen. Ihr solltet euch dafür maximal 2 Tage Zeit lassen. Später werdet ihr noch genug Zeit haben, alle Details gemeinsam zu besprechen.
Glückwunsch! Ihr seid inzwischen schon richtig weit mit eurer Hochzeitsplanung vorangeschritten. Ich habt Drei mögliche Termine ausgewählt und ihr seid euch über den Stil eurer Hochzeit einig.
Nun steht ihr jedoch vor einer sehr wichtigen Entscheidung: Selbst planen und durchführen oder die Dienste eines professionellen Hochzeitsplaners oder einer Eventagentur in Anspruch nehmen.
Hochzeitsplaner und Eventagenturen haben ein großes Netzwerk und können euch dadurch viele Stunden der Planung und Arbeit abnehmen. Letztlich wird die Planung eurer Hochzeitsfeier für euch vergleichbar wie die Buchung einer Reise in einem Reisebüro. Dieser Vergleich ist daher auch sehr schön, da HochzeitsplanerInnen - wie Reiseveranstalter auch - durch ihre häufigen Buchungen gewisser Locations teilweise auf etwas vergünstigtere Tarife zurückgreifen können.
Mein Tip: Fragt in jedem Fall ein paar HochzeitsplanerInnen an und verschafft euch einen Überblick über die entstehenden Kosten. Betrachtet es kaufmännisch: Wieviel Zeit würdet ihr selbst einsetzen müssen? Ich kann euch nur verraten, dass bisher alle Brautpaare, die HochzeitsplanerInnen gebucht hatten, sehr zufrieden mit ihrer Entscheidung waren und im Vergleich dafür sehr viel entspannter auf ihre Hochzeitsfeier zugehen.
Die Location hat einen großen Einfluss auf eure Hochzeitsfeier. Meist kann diese nur im Zusammenhang mit der eigenen Küche gebucht werden und durch die Gestaltung der Innen- und Außenberiche seid ihr mit euer Feier ggf. sogar eingeschränkt.
Ihr solltet in Hinblick auf die Flächen und Bestuhlung keine Kompromisse eingehen. Fragt gezielt nach, wieviel Platz zwischen den Tischen / Stühlen sein wird und stellt die Situation nach um ein Gefühl dafür zu bekommen. Plant Flächen für Band oder DJ mit ein und setzt auf eine großzügige Tanzfläche.
Sofern ihr ein Buffet plant, rate ich euch dazu, dieses beidseitig bzw. rundum begehbar zu machen (sofern möglich), damit es nicht zum Stau kommt sobald ihr dieses eröffnet.
Wird das Dinner am Platz serviert, solltet ihr euch erkundigen, wieviele Servicekräfte an eurer Hochzeit anwesend sein werden. Schaut euch an, wie weit der Weg von der Durchreiche der Küche bis zu den Gästen ist um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange es dauert, bis bei allen Gästen die Gänge eingesetzt sind.
Mein Tip: Fragt in euerem Umfeld gezielt nach möglichen Veranstaltungsorten nach. Ihr werdet erstaunt sein, welche neuen Locations euch genannt werden. Meist entpuppt sich dies sogar als effektiver als eine lange Suche im Web. Außerdem hat die Erfahrung gezeigt, dass das Dinner bei Service am Platz (also ohne Buffet) mit 30-45 Minuten mehr geplant werden sollte als meist vorgeschlagen.
Ob ihr einen DJ oder eine Band buchen möchtet ist zunächst reine Geschmackssache. Auf den zweiten Blick bieten beide Möglichkeiten jedoch viele Vor- und Nachteile.
Für mich heißt es bei diesem Tip: "Hosen runter und unverblühmt auspacken", denn: Nicht immer ist eine Band die richtige Wahl.
Betrachtet man jedoch zunächst den DJ für die Hochzeit so lässt sich hier als sehr postiv aussprechen:
Die Vorteile einer Band spiegeln jedoch zugleich die Nachteile eines DJs wider:
Der größte Vorteil einer Band:
Auch wenn ihr selber kein Instrument spielt, so könnt ihr dennoch die Qualität einer Band oder eines Musikers einschätzen. Bis ein Musiker oder eine Band diese hohe Qualität in der Darbietung erreicht sind hunderte, wenn nicht tausende Stunde Übung und Aufführung über viele Jahre nötig. Dies bringt auch entsprechende Erfahrung mit sich, sodass ihr euch ruhigen Gewissens zurücklehen und die Show genießen könnt.
Mein Tip: Nehmt euch Zeit für die Entscheidung. Vielleicht ist die prfekte Lösung für euch auch eine Band oder Musiker, der ab der Trauung bis einschließlich Dinner begleitet. In jedem Fall solltet ihr euch hierzu auch mit euren engesten Freunden austauschen, um zu einer Entscheidung zu finden.
Wenn es zum Fotografen kommt solltet ihr euch, ähnlich wie bei den Locations in jedem Fall Auskünfte aus eurem Bekanntenkreis einholen. Ebenso wie bei Band und Location ist auch hier angesagt, sich gut umzusehen und letztlich nicht zu sparen - in vielen Jahren werdet ihr die Fotos noch immer genießen können, die ihr hier machen lasst.
Fotografen solltet ihr (ebenso wie Bands) relativ rasch buchen, sobald ihr eine Location habt. Achtet auch darauf, dass die Anfahrtskosten den Rahmen nicht sprengen.
Mein Tip: Erkundigt euch beim Fotografen/Fotografin, ob ein Video (z.B. von euerer Trauung) möglich ist. Meist liegt der preisliche Unterschied nicht weit von einem Angeobt ohne Video. Übrigens könnt ihr FotografInnen auch über Verbände der "Kultur- und Kreativwirtschaft" finden. Einfach mal Googeln und an den jeweiligen Verband in eurer Region eine Nachricht schicken.
Ihr habt es geschafft. Alle essenziellen Punkte sind soweit abgedeckt.
Natürlich gibt es noch viele mehr, um eure Hochzeit zu einem einzigarigen Erlebnis für euch und eure Gäste zu machen, jedoch sind diese Punkte weitestgehend innerhalb weniger Stunden oder Tage realisierbar.
In Hinblick auf die Dekoration der Veranstaltungsstätte könnt ihr euch unter Umständen sogar gebrauchte Artikel kaufen. Hierfür reicht ein Post in einer der vielen Facebook-Gruppen oder auf Kleinanzeigen-Portalen.
Zu Gastgeschänken findet ihr viele pfiffige Blogbeiträge im Web. Ebenso zu allen andern Punkten, wie Tischdekoration, Gestecke oder Brautmoden.
Mein Tip: Besucht eine Hochzeitsmesse und lasst euch hier inspirieren. Sicherlich findet ihr hier mehr tolle Ideen als ihr jemals umsetzen könnt. Nehmt eure Trauzeugen doch einfach mit zur Messe. Ihr werdet ihr Feedback letztlich sehr zu schätzen wissen.